전남광주통합특별시가 담당자의 경험과 역량에 의존하던 계약 업무를 표준화하기 위해 '협상에 의한 계약 업무지원 시스템'을 자체 개발해 오는 10월부터 운영한다.
'협상에 의한 계약'은 사업에 대한 전문적·기술적 제안평가를 거쳐 계약상대자를 선정하는 방식이다. 제안서 접수부터 평가위원 구성, 평가와 결과 처리까지 여러 절차를 거쳐야 한다.
특히 주요 절차를 발주부서가 직접 수행하고 수작업도 많아 업무 부담이 큰 데다 담당자의 경험과 숙련도에 따라 처리 방식과 업무 품질에 차이가 있다는 지적이 있었다.
통합특별시는 이를 개선하기 위해 협상계약 1건당 10단계, 44개 세부절차를 표준화해 대시보드로 관리하고, 평가위원 신청·접수부터 선정, 평가·집계, 결과 처리까지 전 과정을 하나의 시스템으로 연결했다.
공정성이 중요한 평가위원 선정 절차도 자동화했다. 평가위원의 연간 참여 횟수를 자동 검증하고, 제안서를 제출한 업체의 전자 추첨을 통해 평가위원을 선정한다. 평가 결과 집계와 종합점수 산출도 시스템에서 자동 처리한다.
모든 처리 과정은 시스템에 기록돼 절차와 기준 준수 여부를 객관적으로 확인할 수 있어 계약행정의 공정성과 투명성이 높아질 것으로 통합특별시는 기대하고 있다.
사용자 편의성도 개선했다. 기존에는 평가위원 신청자가 별도 양식을 작성해 이메일로 제출하면 담당자가 이를 수기로 정리해야 했지만, 앞으로는 신청과 접수가 온라인으로 이뤄진다. 개인정보 가명처리 등 평가위원 명부 관리도 자동화된다.
평가표 집계와 종합점수 산출, 수당 계산, 결과 문서 생성 등도 표준화했다. 사업부서와 계약부서 간 협의 역시 시스템에서 이뤄져 담당자가 바뀌더라도 처리 이력과 기준을 유지할 수 있도록 했다.
이번 시스템은 통합특별시 데이터정보화담당관 직원이 인공지능(AI)을 활용해 시범 버전을 개발하고 실무 검증을 거친 뒤 회계과 계약팀과 협의를 통해 정식 시스템으로 구축했다.
통합특별시는 시스템 운영 실적을 분석해 기능을 고도화하고, 자체 개발을 통한 업무 혁신 방식을 다른 계약 유형과 부서 업무에도 확대할 계획이다.
신창호 회계과장은 "계약행정에서 공정성은 결과가 아니라 절차로 증명되는 것"이라며 "협상계약의 주요 절차를 체계적으로 관리해 발주부서의 업무 부담은 줄이고 계약행정에 대한 신뢰도는 높이겠다"고 말했다.